¿Cómo gestionar tu información a bajos costos?
noviembre 27, 2015
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10-Como-gestionar-tu-informacionEl uso de servicios de almacenamiento de información modernos pueden tener un impacto negativo tanto en imagen como en el área financiera si no se utilizan de la manera correcta. Muchas personas solo archivan documentos sin tener el cuidado de ver si los datos está bien organizados o no. Esto provocará la pérdida de tiempo al no poder encontrar rápido algún documento importante dentro del sinfín de archivos desordenados.

Las empresas no pueden darse el lujo de desperdiciar tiempo buscando un archivo ya que esto provoca que la producción se retrase y por ende, que los recursos corran el riesgo de perderse. La herramienta más común dentro de las empresas es el servicio de almacenamiento de datos en la nube. Este sistema es utilizado para reducir los costos de la compañía y trabajar de una manera más eficiente.

Existe una gran diferencia entre almacenar información y gestionar los datos que se almacenan. A veces las personas pueden llegar a pensar que este último proceso mencionado puede llegar a generar gastos extra a la empresa. En esta ocasión te ayudaremos a ver cómo gestionar tu información a bajos costos.

Primero, debes buscar alguna aplicación que te ayude a gestionar todos tus datos que estén dentro de tu almacenamiento en nube. Debes investigar muy bien e informarte ya que este mercado de aplicaciones es muy limitado y casi no existen aplicaciones que te ayuden a gestionar data almacenada en la nube.

Para poder identificar cuál es la aplicación que más te conviene, esta debe contar como mínimo, con las siguientes características:

  • Permitir el control de acceso a las carpetas mediante permisos.

  • Poder controlar el contenido de los archivos que son compartidos.

  • Habilidad de realizar copias de seguridad de todos los archivos.

  • Que genere un informe de las acciones que ha realizado cada uno de los usuarios.

  • Informes sobre los correos que ha enviado, a quien y en qué momento.

  • Que permita realizar búsquedas de archivos de una manera rápida y sencilla.

  • Que permita tener el total control de quienes son los usuarios autorizados para que acceden al sistema.

Cuando se logra obtener la aplicación adecuada, los procesos en la empresa marcharan de la mejor manera y las finanzas mejorarán significativamente. Debemos recordar que un sistema de almacenamiento de archivos en nube ya cuenta con beneficios tales como la optimización de costos con respecto a la infraestructura a utilizar, el obtener acceso a tu data desde cualquier sitio, la protección de la data ante incidentes con los ordenadores locales, reducción de costos en mantenimiento a equipo y la escalabilidad del sistema.

En conclusión podemos decir que no solo basta contar con un servicio de almacenamiento de datos en nube sino que también es necesario y vital contar con una aplicación que nos permita ordenar de mejor manera nuestra información. No dudes en invertir en un sistema que te ayude a mantener en orden tu data ya que al poco tiempo de realizar esta adquisición, podrás ver cómo obtienes el retorno de inversión de este beneficio y como mejora la productividad en las áreas de trabajo.

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