7 consejos para tener una conferencia de voz exitosa
octubre 26, 2015
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consejos_para_tener_una_conferencia_de_voz_exitosaEn estos tiempos, las reuniones con socios no necesariamente deben ser en persona. Existen una variedad de opciones y herramientas que se pueden utilizar para realizar esa junta tan importante. Las conferencias de voz han sido muy útiles para evitar los largos viajes y gastos innecesarios que se pueden solucionar con una simple llamada.

 

Generalmente, si la llamada no se realiza de una manera profesional y organizada, puede ser una pérdida de tiempo para ti y las demás personas. Hay muchos factores que pueden entrar en juego, pero las claves del éxito de este servicio son simples y sencillas. Este servicio puede ser una manera productiva y eficiente para llegar a un común acuerdo con tus socios siempre y cuando se tenga el manejo adecuado del servicio.

 

Es por eso que a continuación te dejamos los 7 consejos para tener una conferencia de voz exitosa.

 

  1. Puntualidad: al igual que cualquier reunión de negocios, es importante que te conectes temprano y seas puntual. Los inconvenientes siempre se presentan y pueden haber errores técnicos, problemas en el sistema o con el mobiliario que podrás corregir si te conectas unos minutos antes que comience la cita. Ser puntual también es otra manera de mostrar responsabilidad y compromiso ante los otros participantes.


  1. Utiliza el equipo adecuado: sin el equipo adecuado, la llamada corre el riesgo de acabar antes de que comience. Herramientas adicionales como Live Meeting u OpenMeetings, permite que los colaboradores puedan compartir un espacio común donde puedan ver material visual que ayudará a comprender mejor la reunión. Está de más decir que una línea estable y la grabación de las llamadas son obligatorias para tener éxito.


  1. Aprovecha bien el tiempo: tomar notas y la buena distribución del tiempo harán que la eficiencia sea la más adecuada. Las notas te ayudarán a confirmar que los asistentes comprendieron todos los temas hablados. Organizar bien el programa de lo que se hablará y cuánto te llevarás para hablar de cada tema, es algo que no debe pasar de desapercibido.


  1. No pierdas el orden del programa: tener una agenda lista de los temas que se hablaran es muy importante. El mantener el orden y seguir al pie de la letra la programación ayuda a mantener la atención de los colaboradores y hace que la llamada sea más eficiente. También mejora la experiencia para todos los participantes. Las discusiones  entre colaboradores alargan la reunión y la vuelven desagradable.


  1. No permitir que se exceda el límite de tiempo ya estipulado: una de las maneras más rápidas de perder el enfoque de los participantes en una conferencia de voz es excediendo la duración previamente programada más de lo necesario. Manteniendo la junta breve y concisa, tendrás la atención de todos los colaboradores y las personas no dudarán en asistir a las próximas reuniones que tengas programadas.


  1. Involucra a todos los asistentes: designar a un líder es la mejor opción para este tipo de juntas. Esto reducirá la duración de la mayoría de llamadas. El líder centrará la conversación sobre los puntos esenciales de importancia y sabrá cuándo es el momento adecuado en donde los otros participantes pueden entablar un diálogo. Estas responsabilidades son importantes para obtener el máximo provecho de la reunión. El objetivo es saber la opinión de todos los asistentes y lograr que sea lo más eficaz posible.


  1. Establece un tiempo para preguntas y comentarios finales: darle la oportunidad a cada participante de dejar un comentario final antes de finalizar la convocatoria es la mejor manera de recibir un feedback del desenvolvimiento de la junta. Este momento puede usarse para aclarar cualquier duda y reiterar información importante. Además, esto da a los participantes la oportunidad de comprometerse mutuamente y mostrar sus fortalezas para el grupo.

 

En conclusión, si sigues estos sencillos consejos, ayudarás a aumentar la productividad de una llamada de conferencia. Todo depende de lograr un buen desenvolvimiento durante la reunión para tener éxito en ella. Recuerda siempre hacer todo simple y centrarte en las cosas que más importan.

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